Wanneer je webwinkel hard groeit is dat natuurlijk leuk, maar elk voordeel heeft ook zo zijn nadeel. Meer bezoekers en meer verkopen betekend automatisch ook meer vragen. Hoe ga je hier mee om?
Mail checken, klanten die bellen om onzindingen
Herken je het? Om de 5 minuten even op die verzenden/ontvangen knop drukken in Outlook. Mailtjes die binnen komen snel beantwoorden, of nog erger klanten die gaan bellen om onzindingen. Heb je opgehangen komt het volgende e-mailtje alweer binnen. Heb je het e-mailtje beantwoord gaat je telefoon wéér af.
Voordat je het weet ben je aan het eind van de dag eigenlijk geen steek verder gekomen. Door middel van tips uit het boek the 4 hour workweek geschreven door held Tim Ferriss heb ik bovenstaand probleem tot een minimum weten te reduceren.
0900 nummer en telefoon doorschakelen naar telefooncentrale
Dit klinkt misschien duur maar dat valt allemaal reuze mee. En de vrijheid die het je oplevert is heerlijk. Als eerste vraag je een 0900 nummer aan. Het staat proffesioneel en is gemakkelijk te onthouden voor de klant. Ik heb dit gedaan bij Teleron telecom en heb ik hier goede ervaringen mee. Geen gedoe. 25 euro per maand en hoe meer je gebeld wordt des te lager het maandbedrag wordt aangezien je ook wat verdient als mensen jouw bellen op je 0900 nummer. Sommige mensen vinden dit maffiapraktijken, ik heb hier zelf geen moeite mee, mensen kunnen namelijk ook gewoon een e-mail sturen.
Hierna stuur je het 0900 nummer door naar een telefooncentrale. Ik zit zelf met onze webwinkel bij telefoonaanname.nl en heb hier ook weer positieve ervaringen mee. Een klein abbonementje kost 35 euro per maand en per telefoontje kost het je 2,50 euro. Omdat wij vaak gebeld worden heb ik het abbonement van 85 euro in de maand waarbij je eerste 50 belletjes “gratis”opgenomen worden.
Aan het eind van de maand December kost het telefoonnummer en het opnemen hiervan mij
€113,05 (kosten telefoonaanname) – (teruggave Teleron) €26,31 = €86,74
Voor 86,74 euro per maand hoef ik zelf nooit meer mijn telefoon op te nemen. Wordt de boodschap aangenomen en krijg ik vervolgens een e-mail met de gegevens van de klant en zijn vraag. Ik kan nu zelf in mijn eigen tijd de vraag beantwoorden via de mail of besluiten terug te bellen.
Check en beantwoord mail 3x per dag!
Dit levert mij letterlijk elke dag een uur winst op. Zorg ervoor dat je 3x per dag je e-mail checkt en beantwoord, niet meer! Bijvoorbeeld 10 uur s’ochtends, 1 uur s’middags en 5 uur in de middag
Door al je e-mails op te sparen en in 1 keer te beantwoorden bespaar je jezelf een hoop tijd. Je kunt tevens ook je vragen die per telefoon binnen zijn gekomen beantwoorden.
Op deze manier ben je baas over je eigen tijd, en dat voelt goed.
Heb je opmerkingen of vragen over deze manier van je tijd indelen, of op deze manier met je klantenservice omgaan laat dat natuurlijk altijd even een reactie achter.
3 comments…
Martijn 26 januari, 2009, 10:56
Dit soort tips (om makkelijker en handiger te werken) zie je ook op lifehacking.nl
Je geeft een mooi voorbeeld (3x per dag je mail checken) waarmee je voor jezelf rust creeërd, niet meer als een gek je mail bijhouden en blijven checken of er nog een nieuwe in zit.
Hierdoor word je alleen maar afgeleid van hetgeen waar je mee bezig bent, je (in dit geval) webwinkel.
Mitch 27 januari, 2009, 21:38
Martijn, leuke site, toegevoegd aan mijn favorieten om af en toe eens door te kijken.
Niels - MyTenga.nl 28 januari, 2009, 11:38
Hahaha dat boek heb ik gisteren binnen gekregen, ik lees eerst nog een ander boekje uit en ga er dan in beginnen.
Ik betwijfel of een telefoniste antwoord kan geven op alle vragen, als je vervolgens alles nog per mail moet beantwoorden vindt ik dat minder klant vriendelijk.
maar het levert wel veel tijdwinst op, mensen blijven vaak praten om het praten wanneer ze al antwoord hebben op hun vraag.
een mail beantwoorden kost in de regel nog geen 2 minuten. een telefoontje toch al gauw 10minuten.